Conseils pratiques pour utiliser le cycle PDCA ou roue de deming

Conseils pratiques pour utiliser le cycle PDCA ou roue de deming

 

Lorsqu’il s’agit de notre façon de travailler, nous devons beaucoup à Toyota. Le constructeur automobile a donné le coup d’envoi à tant de techniques pour être plus efficace ; il est difficile d’en garder la trace. 

 

Dans cet article, vous trouverez des conseils pratiques sur l’utilisation de la roue de deming ou pdca roue de deming.

Comme vous le savez probablement, sa création la plus célèbre est le Lean, une méthode d’amélioration continue qui est utilisée dans le monde entier aujourd’hui. Le PDCA (qui signifie Plan-Do-Check-Act) est une ramification du Lean.

 

Bien qu’il ait été rendu célèbre par Toyota, le concept a été créé par le légendaire consultant en gestion Dr William Edwards Deming dans les années 1950 (c’est pourquoi on l’appelle parfois la “roue de Deming”.’) Il voulait créer un cadre pour identifier comment un produit ou un service pourrait ne pas répondre aux besoins d’un client et a proposé le PDCA comme solution.

 

Qu’est-ce que le PDCA ?

 

Le PDCA est une approche itérative en quatre étapes pour résoudre les problèmes. Elle consiste à proposer des solutions, à les tester, à évaluer les résultats et à mettre en œuvre celles qui fonctionnent.

 

C’est un cadre puissant qui aide les équipes à résoudre les problèmes, à éviter les erreurs récurrentes et à améliorer continuellement les processus, les produits et les services à tous les niveaux de l’organisation.

 

Quand devriez-vous utiliser le PDCA ?

 

Il est le plus souvent utilisé lorsqu’un changement quelconque doit être mis en œuvre, généralement en réponse à un problème.

 

Disons, par exemple, que vous dirigez une entreprise de boîtes de légumes, vous vous approvisionnez en légumes frais auprès d’une ferme locale, les emballez et les expédiez aux clients. Mais vous avez remarqué que votre entreprise a soudainement commencé à recevoir de mauvaises critiques parce que la qualité a baissé. 

 

Vous devez améliorer les choses pour garder vos clients heureux, alors vous essayez un nouveau producteur pendant un certain temps pour certains de vos clients et voyez ce que ce petit groupe de personnes pense. Les résultats sont positifs et vous décidez donc de déployer ce nouveau fournisseur pour toutes vos boîtes. Il s’agit essentiellement d’une boucle PDCA en action.

 

Comment exécuter un cycle PDCA vous-même

 

Lorsque vous êtes confronté à un problème, il peut être tentant de déployer des solutions radicales rapidement mais il est important de prendre du recul et de travailler à travers ce processus méthodiquement, en accordant le soin et l’attention nécessaires à chaque étape. Plus vous investirez de temps ici, plus il sera facile de parvenir à la bonne solution.

 

Débutons en parcourant chaque étape de l’acronyme dans l’ordre.

 

Planification

 

Débutez en examinant de plus près votre problème ou votre opportunité, et posez-vous les questions suivantes :

  • Quel est le problème ?
  • Quel est le contexte de ce problème ? (Il peut être utile de faire une analyse des causes profondes ici pour avoir une vue d’ensemble du problème) ;
  • Quelles sont les ressources dont nous disposons pour régler ce problème ? Les ressources peuvent inclure le budget, les outils, les personnes ou les trois ;
  • Quelle est la meilleure façon de régler le problème avec les ressources dont nous disposons ? S’il n’y a pas assez de ressources, comment allons-nous nous y prendre pour obtenir ce dont nous avons besoin ?
  • Quelles sont les mesures de réussite ? Comment allez-vous définir si votre plan a fonctionné ou non ?

Appliquer

 

C’est ici que vous mettez en œuvre votre plan avec un pilote à petite échelle. En procédant de cette façon, vous pouvez tester tout en causant une perturbation minimale de vos services globaux si la solution que vous proposez ne fonctionne pas.

 

Il est important d’être flexible pendant cette étape : tout ne fonctionnera pas comme prévu, alors soyez prêt à revenir au plan et à le réviser au fur et à mesure. Et n’oubliez pas d’enregistrer vos métriques afin de pouvoir suivre si votre solution a réussi ou non.

 

Vérifier

 

C’est ici que vous vous reportez à vos métriques de réussite et que vous déterminez si votre plan a fonctionné. Si ce n’est pas le cas, retournez à l’étape Planifier. S’il y a eu des problèmes, mais que vous avez du mal à savoir où exactement, une analyse de l’arbre de défaillance peut vous aider à trouver la cause profonde du problème.

Dans un esprit d’amélioration continue, vous pouvez également utiliser cette étape non seulement pour vérifier si les choses ont fonctionné, mais aussi pour voir si les choses auraient pu mieux fonctionner. Ne vous contentez pas de ce qui n’est pas parfait. Ne passez à l’étape suivante que lorsque vous êtes ravi du résultat.

 

Acter

 

Tout a-t-il fonctionné ? Si la réponse est “oui”, alors votre plan peut devenir la nouvelle norme, et vous pouvez le mettre en œuvre dans toute l’entreprise. Mais n’oubliez pas : cela fait partie du management qui consiste à s’améliorer continuellement. Vous devrez donc continuer à chercher des occasions d’améliorer les choses.

 

En conclusion

 

L’ACPDP est un formidable outil de résolution de problèmes mais il ne convient pas à toutes les situations. Si vous avez besoin de réponses rapidement alors ce n’est probablement pas pour vous car il demande du temps au départ.

 

Pour toute autre situation où vous devez améliorer un processus, un produit ou un service, et où vous avez le temps de tester correctement vos différentes solutions, alors cela pourrait être le match parfait.

 

Généralement, c’est la meilleure solution pour les deux situations suivantes :

  • Améliorer les processus, dans le cadre de Six Sigma et de la gestion de la qualité totale ;
  • Travailler sur une gamme de solutions et les tester à plus petite échelle avant d’en sélectionner une pour la déployer dans toute une organisation.

Comme pour toutes les initiatives, une planification, une mise en œuvre et un suivi minutieux font la différence entre un projet réussi et un flop. N’oubliez pas de travailler à chaque étape dans son intégralité, et utilisez des outils qui vous aident à suivre et à enregistrer automatiquement vos résultats.

 

Un logiciel de gestion de projet vous évitera de devoir suivre manuellement des feuilles de calcul et des documents, ce qui entraîne rapidement un travail administratif chronophage dont vous pourriez probablement vous passer. 

 

Il peut suivre l’avancement des tâches, vous envoyer des notifications lorsque les choses changent, et stocker toutes vos données en un seul endroit, facile d’accès. Grâce à des outils visuels tels que les tableaux de style Kanban, les diagrammes de Gantt et les diagrammes d’épuisement, évaluer la progression d’un coup d’œil est simple.

 

Mettre en œuvre un changement n’est jamais facile, mais plus vous êtes méthodique et organisé, plus votre solution sera ponctuelle.